UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Unsur
adalah bagian dari pada sesuatu, sedangkan keseluruhan unsur yang merupakan
satu kasatuan yang bulat menjadikan adanya sesuatu itu. Demikian pula
Administrasi ada, karena adanya unsur-unsur atau bagian-bagian yang
menjadikannya. Unsur-unsur administrasi, meliputi :
1.
ORGANISASI
Organisasi adalah rangkaian kegiatan yang berupa penyusunan suatu kerangka yang
menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerjasama dengan cara mengelompokkan
pekerjaan – pekerjaan yang harus dilakukan, membagi tugas diantara para pejabat
yang harus melaksanakan, menetapkan wewenang dan tanggung jawab masing –
masing, serta menyusun jalinan hubungan diantara para pejabatnya.Adalah sistem
usaha kerjasama sekelompok orang yang terikat secara formal untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
Organisasi adalah
unsur pertama dari administrasi dan merupakan wadah di mana kegiatan-kegiatan
administrasi dijalankan. Dengan organisasi maka semua orang-orang yang
tergolong dalam usaha kerja sama dapat dihimpun sebagai suatu kesatuan kerja
untuk tujuan bersama. Dengan organisasi pula, maka usaha kerja sama orang-orang
untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dapat dicapai secara efektif dan efisien,
karena di dalam organisasi di atur pembagian tugas, tanggung jawab, wewenang,
serta penetapan hubungan kerja diantara orang-orang yang tergabung di dalam
kerja sama tersebut, sehingga setiap personil atau anggota organisasi dapat
mengetahui dengan jelas kedudukannya, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab
serta hubungan yang harus dilakukannya. Dengan demikian, tidak akan terjadi
adanya kesimpang siuran, kesalah pahaman dan duplikasi tugas-tugas serta
pemborosan waktu, biaya, tenaga, dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.
Sebenarnya istilah organisasi
berasal dari perkataan Yunani yaitu Organon yang maksudnya alat/perkakas.
Mengenai perumusan pengertiannya terdapat berbagai pendapat, yang antara lain
dapat dikemukakan di sini adalah: : James D Mooney dalam bukunya “The
Principles of organization” mengemukakan sebagai berikut : “Organization is the
form of every human associations for the attainment of a common purpose” jadi
organisasi adalah setiap bentuk persekutuan manusia untuk mencapai maksud
bersama.
S.P Siagian,
mendefinisikan organisasi sebagai sertiap bentuk persekutuan antara dua orang
atau lebih yang bekerjasama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian
suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat
seseorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seseorang/sekelompok orang
yang disebut bawahan. Yang penting di dalam organisasi ialah mempersatukan
orang-orang yang ikut serta didalam kerjasama antara mereka sebagai hubungan
kerjasama dan kesatuan usaha bersama dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan bersama.
2. MANAGEMENT
Management adalah rangkaian kegiatan yang berupa penggerakkan orang-orang dan
pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai. Management
sebagai unsur kedua dari administrasi merupakan proses penggerakan orang-orang
dan pengerahan segenap fasilitas di dalam usaha kerjasama manusia untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Beberapa Hal Dasar
Yang Terkandung Dalam Pengertian Manajemen, Yaitu :
·
Bahwa
manajemen mempunyai suatu tujuan tertentu yang akan dicapai.
·
Bahwa
di dalam manajemen, untuk mencapai tujuan ada satu pihak yang menggerakkan
pihak yang lain untuk melakukan pekerjaan tertentu dan menggerakkan segenap
fasilitas dalam suatu usaha kerja sama menuju tercapainya tujuan yang telah dilakukan.
Dengan demikian,
dapat di pahami bahwa manajemen tidak melaksanakan sendiri kegiatan-kegiatan
yang sifatnya operasional, melainkan hanya mengatur tindakan-tindakan
pelaksanaan para bawahan. Pihak pengatur, penggerak, lazimnya di istilahkan sebagai
pemimpin, atasan, kepala, atau manajer, sedangkan pihak yang digerakkan
lazimnya di sebut bawahan, tenaga operasional, atau pelaksana.
Manajemen merupakan
inti dari pada administrasi karena management merupakan alat pelaksanaan utama
dari pada administrasi. Manajemen inilah merupakan pengendali dan menggerakkan
segala macam kegiatan usaha kerja sama yang bersangkutan sehingga dapat
mencapai tujuannya. Penggerak atau pemimpin, atasan, kepala, atau manejer
sebagai mana disebutkan diatas adalah orang yang melaksanakan fungsi manajer
ini.
Dalam setiap usaha
kerja sama manusia atau dalam setiap organisasi terdapat tiga tingkatan
kelompok pemimpin yang sesuai dengan tingkat manajemen, yaitu:
a. Top management
atau administrative management.
b. Kelompok pimpinan
menegah (middle management).
c. Kelompok
pimpinan tingkat bawahan yang dikenal pula dengan istilah “lower management”,
“Supervisory management”, “Gang Leader”, “mandur” atau “operasional
management”.
Perlu diketahui
bahwa sukses tidaknya suatu organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan
tergantung atas kepemimpinan yang dipraktekkan oleh orang-orang dari kelompok
pemimpin itu. Kepemimpinan dapat diartikan sebagai kemampuan untuk mempengaruhi
, menggerakkan dan mengarahkan tingkah laku orang-orang lain kesuatu tujuan
yang telah ditentukan. Kepemimpinan ini merupakan inti dari pada manajemen
karena kepemimpinan merupakan motor penggerak bagi sumber-sumber dan alat-alat,
manusia, dan alat lainnya dalam suatu usaha kerja sama. Tanpa adanya kepemimpian
yang baik, maka manajemen pun tidak dapat dilaksanakan dengan baik.
Pemimpin mempunyai
tugas-tugas yang pada pokoknya sudah umum dikenal sebagai fungsi-fungsi
manajemen, Namun, para ahli masih terdapat perbedaan pendapat mengenai
jenis-jenis serta banyaknya fungsi-fungsi manajemen.
Drs. The Liang Gie,
berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen dapat dibedakan dalam 6 fungsi yaitu
:
1.
Perencanaan.
2.
Pembuatan
keputusan.
3.
Pembinaan.
4.
Pengkordinasian.
5.
Pengendalian.
6.
Penyempurnaan
Adapun alasan
mengapa The Liang Gie tidak memasukkan organizing sebagai fungsi manajemen
ialah bahwa dalam setiap usaha kerjasama pasti terdapat struktur yang merupakan
wadah usaha itu di samping proses yang menggerakkan penyelenggaraan kerja sama
tadi. Wadah yang dimaksud disini ialah organisasi sedangkan proses penggerak
adalah manajemen. Penjelasan tiap-tiap fungsi manajemen akan dibahas pada bab
tersendiri dari buku ini.
3. KOMUNIKASI
Komunikasi adalah
rangkaian kegiatan yang berupa proses penyampaian warta dari seseorang kapada
pihak lain dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi atau berita dari satu pihak
kepada pihak lain melalui media sehingga timbul adanya timbal balik dan saling
pengertian.
Komunikasi biasanya
disebut “tata hubungan”. Komunikasi merupakan urat nadi yang memberikan
kemungkinan orang-orang dalam suatu usaha kerja sama saling mengetahui pikiran,
kehendak dan perasaan masing-masing. Komunikasi
memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang
memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses
penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian
ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Berita-berita yang disampaikan misalnya, buah pikiran,
uraian suatu hal atas kesan-kesan. Wujud berita itu dapat merupakan suatu
perintah, permohonan, pertanyaan atau cara-cara perbuatan lainnya.
Sistem-sistem penglihatan misalnya surat, gambar, dapat pula dengan sistem
komunikasi (audio visual) misalnya penggunaan video dan televisi. Istilah
“communication” kadang-kadang diartikan sebagai berita yang disampaikan atau
alat-alat komunikasi yang menghubungkan tempat-tempat, misalnya jalan-jalan
kereta api, telegrap.
Komunikasi yang dilakukan dalam setiap usaha kerjasama dapat dibedakan
atas 2 macam yaitu :
a. Komunikasi keluar yaitu komunikasi yang
dijalankan suatu organisasi terhadap pihak lain.
b. Komunikasi kedalam yaitu komunikasi yang
terjadi didalam lingkungan organisasi itu sendiri.
Yang penting
diperhatikan didalam melaksanakan komunikasi ialah bagaimana agar warta itu
dapat sampai ke pada penerima pada waktu yang tepat dan pengertian yang tepat
atau dengan kata lain bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif. Komunikasi
yang tidak mencapai hasil yang memuaskan atau yang diharapkan merupakan
penghamburan tenaga, pikiran, waktu, dan uang. Hal yang demikian ini merugikan
organisasi. Komunikasi yang demikian ini dinamakan dengan istilah
“communication break down” atau kegagalan komunikasi.
Untuk menghindari terjadinya hal yang demikian, maka pemberian berita
perlu memiliki syarat-syarat sebagai berikut :
a. Kemampuan untuk menggunakan pikirannya dengan
baik.
b. Semangat kerja yang baik.
c. Bahasa yang digunakan harus jelas, sehingga
dapat mempengaruhi perasaan penerima berita.
4.
KEPEGAWAIAN
Kepegawaian adalah
rangkaian kegiatan yang mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan
dalam usaha kerja sama. Kepegawaian adalah suatu proses untuk merencanakan,
mengembangkan dan memelihara potensi yang ada pada tenaga kerja untuk mencapai
tujuan. Tanpa tenaga kerja atau pegawai, administrasi tidak berjalan.
Kepegawaian
merupakan segenap proses yang berkenaan dengan tenaga kerja manusia, mulai dari
penerimaannya, penempatannya, pendayagunaanya sampai pada pemberhentiannya
merupakan fungsi kepegawaian. Ada beberapa masalah pokok kepegawaian yang perlu
mendapat perhatian agar usaha kerja sama lancar, yaitu masalah bagaimana
memperoleh dan menggunakan tenaga kerja manusia secara tepat dan bagaimana
mengembangkan dan membina kemampuan, kegairahan, kepuasan, dan menggantikan
tenaga kerja itu.
Sehubungan dengan
masalah pokok kepegawaian tersebut, kiranya perlu dijelaskan tentang hal-hal
sebagai berikut :
a. Penerimaan
Dan Penempatan Pegawai.
Untuk memperoleh
tenaga kerja harus sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu, terlebih dahulu
perlu diketahui formasi yang lowong, serta kemampuan organisasi membiayai pegawai
yang kelak akan diterima. Penerimaan pegawai dapat dilakukan apabila didasarkan
pada syarat sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi.
b. Pendayagunaan Pegawai.
Pendayagunaan
pegawai menyangkut masalah bagaimana agar supaya orang yang telah ditempatkan
pada jabatan tertentu dapat bekerja dengan baik, penuh rasa pengabdian yang
mendalam terhadap organisasinya. Usaha seperti ini merupakan tugas utama bagi
pemimpin. Untuk memenuhi maksud ini dapat dilaksanakan dengan berbagai usaha
seperti, pendidikan dan latihan pegawai, mempromosikan pegawai, memindahkan
pegawai, memberikan motivasi dan sebagainya.
c. Pemberhentian Pegawai.
Pemberhentian
pegawai berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Hal ini dapat terjadi
karena kemauan pegawai, karena kemauan pemimpin, karena pegawai meninggal
dunia, karena menepati penetapan perjanjian kerja antara perusahaan dengan
buruh. Masalah pemberhentian ini perlu ditangani secara seksama dan bijaksana,
mengingat masalah pemberhentian menyangkut masalah hidup seseorang.
5. KEUANGAN
Keuangan adalah rangkaian
kegiatan yang berkenaan dengan
pengadaan, pengalokasian, penggunaan dan pertanggungjawaban tentang uang dalam
usaha kerja sama.
Keuangan mempelajari bagaimana individu, bisnis, dan
organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan menggunakan sumber daya moneter
sejalan dengan waktu, dan juga menghitung resiko dalam menjalankan proyek
mereka. Istilah keuangan dapat berarti :
·
Ilmu
keuangan dan asset lainnya
·
Manajemen
asset tersebut
·
Menghitung
dan mengatur resiko proyek
Keuangan merupakan
unsur administrasi yang menyangkut paut tentang masalah pembiayaan dalam suatu
usaha kerjasama, yaitu yang berkenaan dengan penataan pengelolaan segi-segi
pembiayaan, yang meliputi penentuan sumber-sumber biaya, cara memperoleh serta
mempertanggungjawabkannya. semuanya itu merupakan fungsi keuangan.
Masalah keuangan
adalah masalah yang sangat penting bagi setiap usaha kerja sama, setiap usaha
kerja sama atau organisasi selalu memerlukan pembiayaan.
Faktor pembiayaan
ini dapat menentukan hidup matinya suatu organisasi. Kemampuan suatu organisasi
untuk hidup dan berkembang tergantung dari keuangan yang dimilliki untuk
membiayai segenap kebutuhan yang berhubungan dengan kegiatan organisasi yang
bersangkutan. Oleh karena itu, masalah keuangan harus mendapat perhatian yang
besar agar penggunaan keuangan yang ada betul-betul bermanfaat pada
organisasi.
Adapun masalah yang
dihadapi oleh setiap organisasi dalam hubungannya dengan unsur keuangan ialah
bagaimana melakukan kegiatan-kegiatan penyediaan penggunaan uang secara sah dan
efisien.
a. Secara sah berarti kegiatan itu dilakukan
berdasarkan peraturan yang berlaku.
b. Secara efisien berarti kegiatan-kegiatan
tersebut dilakukan dengan peraturan yang teliti sehingga apa yang di korbankan
dan apa yang di peroleh itu merupakan imbangan yang wajar, pantas dan terbaik.
6. PERBEKALAN
Perbekalan adalah rangkaian kegiatan mengadakan,
mendayagunakan, dan memlihara sarana dan prasarana serta menyingkirkan sarana
dan prasarana yang sudah tidak layak lagi digunakan.
Perbekalan merupakan
proses mengenai perencaanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan,
penyimpanan,penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material-material
atau alat-alat. Perbekalan adalah salah satu unsur administrasi yang merupakan
aktifitas yang menyangkut paut tentang peralatan yang dibutuhkan dalam suatu
usaha karja sama atau organisasi, yang meliputi proses pengadaan, penyimpanan,
sampai kepada penyingkiran barang-barang yang sudah tidak dipergunakan
lagi.
Dengan tersedianya
fasilitas yang terbentuk barang-barang peralatan yang diperlukan dalam proses
kerja, maka dapat memperlancar pencapaiaan tujuan, tetapi sebaliknya apabila
peralatan yang diperlukan dalam proses kerja, maka dapat memperlancar
pencapaian tujuan, tetapi sebaliknya apabila peralatan dan perlengkapan tidak
sesuai dengan kebutuhan kerja, maka menghambat kelancaran kerja bahkan dapat
memacetkan proses kerja. Begitu juga walaupun peralatan cukup tersedia tetapii
kurang pemeliharaan, akan mengakibatkan peralatan cepat rusak dan kalau
demikian berarti memerlukan lagi pembiayaan perbaikan atau pembiayaan
penggantian. Hal ini merupakan penghamburan yang sebenarnya tidak perlu
terjadi. Adapun aktivitas yang dilakukan sehubungan dengan perbekalan yaitu :
a. Perencanaan Barang-Barang Peralatan
Dengan dasar
perencanaan barang-barang peralatan maka disusunlah anggaran peralatan.
Anggaran peralatan hendaknya meliputi biaya pembelian, atau pemeliharaan,
perbaikannya, penyimpanannya dan penyalurannya serta lain-lainnya yang
berhubungan dengan peralatan.
b. Pengadaan
Pengadaan dapat
dilakukan dengan pembelian, penyewaan, peminjaman, pemikiran, pembuatan dan
perbaikan. Yang penting dalam hal pengadaan ialah bahwa barang-barang yang
diadakan harus betul-betul berguna dan diperlukan dalam usaha kerjasama yang
bersangkutan.
c. Inventarisasi
Yaitu pencatatan
dari semua barang-barang peralatan milik usaha kerjasama.
d. Penyimpanan Dan Pempeliharaan
Adalah persoalan
perbekalan yang tidak kalah pentingnya namun sering diabaikan. Penyimpanan
barang sering dilakukan berkali-kali, misalnya pada waktu kedatangan, pada
waktu barang-barang itu dibutuhkan dan pada waktu tidak dipakai lagi.
Kesemuanya itu harus dijaga sebaik-baiknya agar aman dan tidak mengalami
kerusakan.
Pemeliharaan barang-barang
dapat dilakukan dengan jalan pencegahan terhadap kerusakan, misalnya perawatan,
peralatan secara berkala, perbaikan barang-barang peralatan atau reparasi dan
sebagainya.
e. Penyingkiran/Penghapusan Barang-Barang
Peralatan
Penyingkiran atau
penghapusan dapat dilakukan dengan penjualan atau di transfer ke instansi lain
atau dengan jalan pemusnahan barang-barang yang sama sekali tidak dapat dipakai
lagi. Penyingkiran atau penghapusan paling sedikit akan mengurangi tanggung
jawab pengawasan terhadap peralatan, penambahan pemakaian ruangan, kebersihan,
bahkan penghematan biaya untuk penyimpanannya.
7. KETATAUSAHAAN
Ketatausahaan adalah
rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam usaha kerja sama. Tata usaha sebagai salah satu unsur dari
administrasi merupakan kegiatan pelayanan terhadap penyelenggaraan usaha
kerjasama, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman dan penyimpanan bahan
keterangan.
Wujud dari pada
keterangan-keterangan yang merupakan sasaran pokok dari kegiatan tata usaha
dapat berupa surat-surat, formulir, kartu-kartu, daftar-daftar, gambar
foto-foto dan benda lainnya yang dapat memberi keterangan. Keterangan-keterangan
ini sangat berguna bagi setiap usaha kerjasama apapun, sebagai bahan
peringatan, bahan perhitungan, dasar untuk berbuat atau melakukan tindakan
untuk mengadakan kegiatan operasional suatu organisasi dalam rangka
pengembangan dan pencapaian tujuan. Pada umumnya kegiatan tata usaha itu
dilaksanakan di dalam kantor, sehingga sering pula tata usaha itu diistilahkan
sebagai “office work”. Pelaksanaan kegiatan tata usaha pada suatu kantor dapat
berupa bermacam-macam pekerjaan misalnya mengetik, menghitung, memeriksa,
menyimpan warkat, menelpon, menstensil, mengirim surat dan sebagainya.
Kegiatan-kegiatan
tata usaha yang pokok mempunyai sebutan-sebutan tersendiri yang sudah umum
dikenal yaitu :
·
Pekerjaan
Korespondensi, yaitu kegiatan yang mulai dari pembuatan konsep surat,
pengetikannya sampai selesai ditandatangani dan siap untuk dikirim.
·
Kearsipan,
yaitu kegiatan penyimpanan warkat-warkat pada tempat yang aman menurut sistem
tertentu sehingga mudah diambilkembali bila diperlukan.
·
Peyetensilan,
yaitu kegiatan menggandakan warkat dengan menggunakan sheet dan mesin stensil.
·
Ekspedisi,
yaitu kegiatan megirim surat.
Bagi setiap usaha
kerja sama yang ingin maju dan berkembang, maka pekerjaan tata usaha merupakan
keharusan baginya dan pengelolaannya harus pula dilakukan dengan tertib dan
teratur pada setiap kantor yang telah dimilikinya.
8. HUBUNGAN MASYARAKAT
Hubungan Masyarakat
adalah rangkaian kegiatan menciptakan dukungan dari masyarakat sekitar guna
membangun dan mempertahankan hubungan terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.
Hubungan masyrakat
yang diistilahkan pula dengan “ Public Relation “ merupakan kegiatan usaha
kerja sama untuk menciptakan hubungan baik dengan masyarakat atau pihak lain di
sekitarnya agar mendapatkan dukungan secara sadar dan suka rela. Tentu saja
hubungan yang demikian harus bertumpuh pada keuntungan dari kedua belah pihak,
yakni usaha kerja sama yang menghendaki dukungan dan bantuan dari pihak lain
atau masyarakat, harus pula dapat memenuhi apa yang diharapkan oleh pihak luar
dari padanya.
Kegiatan-kegiatan
hubungan masyarakat atau “ Public Relation’’ dalam suatu organisasi dapat
digolongkan kepada 2 golongan besar yaitu :
·
Kegiatan-kegiatan
Public Relation yang bersifat Formal.
Public relation
yang formal, yaitu kegiatasn-kegiatan yang dijalankan oleh pimpinan suatu
organisasi yang biasanya pelaksanaannya di tugaskan kepada biro/ bagian/seksi
yang di sebut biro/seksi public relation.
·
Kegiatan-kegiatan
Public Relation yang bersifat Informal.
Kegiatan public relation
yang informal, ini memegang peranan yang sangat penting. Bentuk utamanya
seperti tindak tanduk, sikapdan tingkah laku anggota-anggota organisasi di luar
lingkungan organisasi yang bersifat menjunjung tinggi nama baik organisasi.
KESIMPULAN : Administrasi adalah rangkaian
kegiatan penataan yang dinamis, karena itu semua unsur-unsur sering berlangsung
secara bersamaan, juga urutan-urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur
dapat berubah-ubah. Bergantung pula pada orang-orang dan corak kerja sama,
peranan yang dititik beratkan pada sesuatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu
kerja sama tertentu
Waksssssss :D udah dulu yeee cerita gue jangan serius" yes bacanya :p
