UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Unsur adalah bagian dari pada sesuatu, sedangkan keseluruhan unsur yang merupakan satu kasatuan yang bulat menjadikan adanya sesuatu itu. Demikian pula Administrasi ada, karena adanya unsur-unsur atau bagian-bagian yang menjadikannya. Unsur-unsur administrasi, meliputi :

1. ORGANISASI

Organisasi adalah rangkaian kegiatan  yang berupa penyusunan suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerjasama dengan cara mengelompokkan pekerjaan – pekerjaan yang harus dilakukan, membagi tugas diantara para pejabat yang harus melaksanakan, menetapkan wewenang dan tanggung jawab masing – masing, serta menyusun jalinan hubungan diantara para pejabatnya.Adalah sistem usaha kerjasama sekelompok orang yang terikat secara formal untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Organisasi adalah unsur pertama dari administrasi dan merupakan wadah di mana kegiatan-kegiatan administrasi dijalankan. Dengan organisasi maka semua orang-orang yang tergolong dalam usaha kerja sama dapat dihimpun sebagai suatu kesatuan kerja untuk tujuan bersama. Dengan organisasi pula, maka usaha kerja sama orang-orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dapat dicapai secara efektif dan efisien, karena di dalam organisasi di atur pembagian tugas, tanggung jawab, wewenang, serta penetapan hubungan kerja diantara orang-orang yang tergabung di dalam kerja sama tersebut, sehingga setiap personil atau anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas kedudukannya, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab serta hubungan yang harus dilakukannya. Dengan demikian, tidak akan terjadi adanya kesimpang siuran, kesalah pahaman dan duplikasi tugas-tugas serta pemborosan waktu, biaya, tenaga, dalam melaksanakan tugas-tugas mereka. 

Sebenarnya istilah organisasi berasal dari perkataan Yunani yaitu Organon yang maksudnya alat/perkakas. Mengenai perumusan pengertiannya terdapat berbagai pendapat, yang antara lain dapat dikemukakan di sini adalah: : James D Mooney dalam bukunya “The Principles of organization” mengemukakan sebagai berikut : “Organization is the form of every human associations for the attainment of a common purpose” jadi organisasi adalah setiap bentuk persekutuan manusia untuk mencapai maksud bersama.

S.P Siagian, mendefinisikan organisasi sebagai sertiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat seseorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seseorang/sekelompok orang yang disebut bawahan. Yang penting di dalam organisasi ialah mempersatukan orang-orang yang ikut serta didalam kerjasama antara mereka sebagai hubungan kerjasama dan kesatuan usaha bersama dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

2. MANAGEMENT 

Management adalah rangkaian kegiatan  yang berupa penggerakkan orang-orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai. Management sebagai unsur kedua dari administrasi merupakan proses penggerakan orang-orang dan pengerahan segenap fasilitas di dalam usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 

Beberapa Hal Dasar Yang Terkandung Dalam Pengertian Manajemen, Yaitu :

·         Bahwa manajemen mempunyai suatu tujuan tertentu yang akan dicapai.

·         Bahwa di dalam manajemen, untuk mencapai tujuan ada satu pihak yang menggerakkan pihak yang lain untuk melakukan pekerjaan tertentu dan menggerakkan segenap fasilitas dalam suatu usaha kerja sama menuju tercapainya tujuan yang telah dilakukan. 

Dengan demikian, dapat di pahami bahwa manajemen tidak melaksanakan sendiri kegiatan-kegiatan yang sifatnya operasional, melainkan hanya mengatur tindakan-tindakan pelaksanaan para bawahan. Pihak pengatur, penggerak, lazimnya di istilahkan sebagai pemimpin, atasan, kepala, atau manajer, sedangkan pihak yang digerakkan lazimnya di sebut bawahan, tenaga operasional, atau pelaksana.

Manajemen merupakan inti dari pada administrasi karena management merupakan alat pelaksanaan utama dari pada administrasi. Manajemen inilah merupakan pengendali dan menggerakkan segala macam kegiatan usaha kerja sama yang bersangkutan sehingga dapat mencapai tujuannya. Penggerak atau pemimpin, atasan, kepala, atau manejer sebagai mana disebutkan diatas adalah orang yang melaksanakan fungsi manajer ini. 

Dalam setiap usaha kerja sama manusia atau dalam setiap organisasi terdapat tiga tingkatan kelompok pemimpin yang sesuai dengan tingkat manajemen, yaitu: 

a. Top management atau administrative management.

b. Kelompok pimpinan menegah (middle management).

c. Kelompok pimpinan tingkat bawahan yang dikenal pula dengan istilah “lower management”, “Supervisory management”, “Gang Leader”, “mandur” atau “operasional management”. 

Perlu diketahui bahwa sukses tidaknya suatu organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan tergantung atas kepemimpinan yang dipraktekkan oleh orang-orang dari kelompok pemimpin itu. Kepemimpinan dapat diartikan sebagai kemampuan untuk mempengaruhi , menggerakkan dan mengarahkan tingkah laku orang-orang lain kesuatu tujuan yang telah ditentukan. Kepemimpinan ini merupakan inti dari pada manajemen karena kepemimpinan merupakan motor penggerak bagi sumber-sumber dan alat-alat, manusia, dan alat lainnya dalam suatu usaha kerja sama. Tanpa adanya kepemimpian yang baik, maka manajemen pun tidak dapat dilaksanakan dengan baik. 

Pemimpin mempunyai tugas-tugas yang pada pokoknya sudah umum dikenal sebagai fungsi-fungsi manajemen, Namun, para ahli masih terdapat perbedaan pendapat mengenai jenis-jenis serta banyaknya fungsi-fungsi manajemen.

Drs. The Liang Gie, berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen dapat dibedakan dalam 6 fungsi yaitu :

1.      Perencanaan.

2.      Pembuatan keputusan.

3.      Pembinaan.

4.      Pengkordinasian.

5.      Pengendalian.

6.      Penyempurnaan

Adapun alasan mengapa The Liang Gie tidak memasukkan organizing sebagai fungsi manajemen ialah bahwa dalam setiap usaha kerjasama pasti terdapat struktur yang merupakan wadah usaha itu di samping proses yang menggerakkan penyelenggaraan kerja sama tadi. Wadah yang dimaksud disini ialah organisasi sedangkan proses penggerak adalah manajemen. Penjelasan tiap-tiap fungsi manajemen akan dibahas pada bab tersendiri dari buku ini.

3. KOMUNIKASI

Komunikasi adalah rangkaian kegiatan yang berupa proses penyampaian warta dari seseorang kapada pihak lain dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi atau berita dari satu pihak kepada pihak lain melalui media sehingga timbul adanya timbal balik dan saling pengertian.

Komunikasi biasanya disebut “tata hubungan”. Komunikasi merupakan urat nadi yang memberikan kemungkinan orang-orang dalam suatu usaha kerja sama saling mengetahui pikiran, kehendak dan perasaan masing-masing. Komunikasi memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Berita-berita yang disampaikan misalnya, buah pikiran, uraian suatu hal atas kesan-kesan. Wujud berita itu dapat merupakan suatu perintah, permohonan, pertanyaan atau cara-cara perbuatan lainnya. Sistem-sistem penglihatan misalnya surat, gambar, dapat pula dengan sistem komunikasi (audio visual) misalnya penggunaan video dan televisi. Istilah “communication” kadang-kadang diartikan sebagai berita yang disampaikan atau alat-alat komunikasi yang menghubungkan tempat-tempat, misalnya jalan-jalan kereta api, telegrap. 

Komunikasi yang dilakukan dalam setiap usaha kerjasama dapat dibedakan atas 2 macam yaitu :

a.       Komunikasi keluar yaitu komunikasi yang dijalankan suatu organisasi terhadap pihak lain.

b.      Komunikasi kedalam yaitu komunikasi yang terjadi didalam lingkungan organisasi itu sendiri.

Yang penting diperhatikan didalam melaksanakan komunikasi ialah bagaimana agar warta itu dapat sampai ke pada penerima pada waktu yang tepat dan pengertian yang tepat atau dengan kata lain bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang tidak mencapai hasil yang memuaskan atau yang diharapkan merupakan penghamburan tenaga, pikiran, waktu, dan uang. Hal yang demikian ini merugikan organisasi. Komunikasi yang demikian ini dinamakan dengan istilah “communication break down” atau kegagalan komunikasi. 

Untuk menghindari terjadinya hal yang demikian, maka pemberian berita perlu memiliki syarat-syarat sebagai berikut :

a.       Kemampuan untuk menggunakan pikirannya dengan baik.

b.      Semangat kerja yang baik.

c.       Bahasa yang digunakan harus jelas, sehingga dapat mempengaruhi perasaan penerima berita. 

 4. KEPEGAWAIAN

Kepegawaian adalah rangkaian kegiatan yang mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama. Kepegawaian adalah suatu proses untuk merencanakan, mengembangkan dan memelihara potensi yang ada pada tenaga kerja untuk mencapai tujuan. Tanpa tenaga kerja atau pegawai, administrasi tidak berjalan.

Kepegawaian merupakan segenap proses yang berkenaan dengan tenaga kerja manusia, mulai dari penerimaannya, penempatannya, pendayagunaanya sampai pada pemberhentiannya merupakan fungsi kepegawaian. Ada beberapa masalah pokok kepegawaian yang perlu mendapat perhatian agar usaha kerja sama lancar, yaitu masalah bagaimana memperoleh dan menggunakan tenaga kerja manusia secara tepat dan bagaimana mengembangkan dan membina kemampuan, kegairahan, kepuasan, dan menggantikan tenaga kerja itu. 

Sehubungan dengan masalah pokok kepegawaian tersebut, kiranya perlu dijelaskan tentang hal-hal sebagai berikut :

a.        Penerimaan Dan Penempatan Pegawai.

Untuk memperoleh tenaga kerja harus sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu, terlebih dahulu perlu diketahui formasi yang lowong, serta kemampuan organisasi membiayai pegawai yang kelak akan diterima. Penerimaan pegawai dapat dilakukan apabila didasarkan pada syarat sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi.

b.      Pendayagunaan Pegawai.

Pendayagunaan pegawai menyangkut masalah bagaimana agar supaya orang yang telah ditempatkan pada jabatan tertentu dapat bekerja dengan baik, penuh rasa pengabdian yang mendalam terhadap organisasinya. Usaha seperti ini merupakan tugas utama bagi pemimpin. Untuk memenuhi maksud ini dapat dilaksanakan dengan berbagai usaha seperti, pendidikan dan latihan pegawai, mempromosikan pegawai, memindahkan pegawai, memberikan motivasi dan sebagainya.

c.       Pemberhentian Pegawai.

Pemberhentian pegawai berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Hal ini dapat terjadi karena kemauan pegawai, karena kemauan pemimpin, karena pegawai meninggal dunia, karena menepati penetapan perjanjian kerja antara perusahaan dengan buruh. Masalah pemberhentian ini perlu ditangani secara seksama dan bijaksana, mengingat masalah pemberhentian menyangkut masalah hidup seseorang. 

5. KEUANGAN

Keuangan adalah rangkaian kegiatan  yang berkenaan dengan pengadaan, pengalokasian, penggunaan dan pertanggungjawaban tentang uang dalam usaha kerja sama.
Keuangan  mempelajari bagaimana individu, bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan menggunakan sumber daya moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung resiko dalam menjalankan proyek mereka. Istilah keuangan dapat berarti :

·         Ilmu keuangan dan asset lainnya

·         Manajemen asset tersebut

·         Menghitung dan mengatur resiko proyek

Keuangan merupakan unsur administrasi yang menyangkut paut tentang masalah pembiayaan dalam suatu usaha kerjasama, yaitu yang berkenaan dengan penataan pengelolaan segi-segi pembiayaan, yang meliputi penentuan sumber-sumber biaya, cara memperoleh serta mempertanggungjawabkannya. semuanya itu merupakan fungsi keuangan.

Masalah keuangan adalah masalah yang sangat penting bagi setiap usaha kerja sama, setiap usaha kerja sama atau organisasi selalu memerlukan pembiayaan.

Faktor pembiayaan ini dapat menentukan hidup matinya suatu organisasi. Kemampuan suatu organisasi untuk hidup dan berkembang tergantung dari keuangan yang dimilliki untuk membiayai segenap kebutuhan yang berhubungan dengan kegiatan organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, masalah keuangan harus mendapat perhatian yang besar agar penggunaan keuangan yang ada betul-betul bermanfaat pada organisasi. 

Adapun masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi dalam hubungannya dengan unsur keuangan ialah bagaimana melakukan kegiatan-kegiatan penyediaan penggunaan uang secara sah dan efisien.

a.       Secara sah berarti kegiatan itu dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku.

b.      Secara efisien berarti kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan dengan peraturan yang teliti sehingga apa yang di korbankan dan apa yang di peroleh itu merupakan imbangan yang wajar, pantas dan terbaik.

  

6. PERBEKALAN

Perbekalan adalah rangkaian kegiatan mengadakan, mendayagunakan, dan memlihara sarana dan prasarana serta menyingkirkan sarana dan prasarana yang sudah tidak layak lagi digunakan.

Perbekalan merupakan proses mengenai perencaanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan,penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material-material atau alat-alat. Perbekalan adalah salah satu unsur administrasi yang merupakan aktifitas yang menyangkut paut tentang peralatan yang dibutuhkan dalam suatu usaha karja sama atau organisasi, yang meliputi proses pengadaan, penyimpanan, sampai kepada penyingkiran barang-barang yang sudah tidak dipergunakan lagi. 

Dengan tersedianya fasilitas yang terbentuk barang-barang peralatan yang diperlukan dalam proses kerja, maka dapat memperlancar pencapaiaan tujuan, tetapi sebaliknya apabila peralatan yang diperlukan dalam proses kerja, maka dapat memperlancar pencapaian tujuan, tetapi sebaliknya apabila peralatan dan perlengkapan tidak sesuai dengan kebutuhan kerja, maka menghambat kelancaran kerja bahkan dapat memacetkan proses kerja. Begitu juga walaupun peralatan cukup tersedia tetapii kurang pemeliharaan, akan mengakibatkan peralatan cepat rusak dan kalau demikian berarti memerlukan lagi pembiayaan perbaikan atau pembiayaan penggantian. Hal ini merupakan penghamburan yang sebenarnya tidak perlu terjadi. Adapun aktivitas yang dilakukan sehubungan dengan perbekalan yaitu :

a.       Perencanaan Barang-Barang Peralatan

Dengan dasar perencanaan barang-barang peralatan maka disusunlah anggaran peralatan. Anggaran peralatan hendaknya meliputi biaya pembelian, atau pemeliharaan, perbaikannya, penyimpanannya dan penyalurannya serta lain-lainnya yang berhubungan dengan peralatan. 

b.      Pengadaan

Pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian, penyewaan, peminjaman, pemikiran, pembuatan dan perbaikan. Yang penting dalam hal pengadaan ialah bahwa barang-barang yang diadakan harus betul-betul berguna dan diperlukan dalam usaha kerjasama yang bersangkutan. 

c.       Inventarisasi

Yaitu pencatatan dari semua barang-barang peralatan milik usaha kerjasama.

d.      Penyimpanan Dan Pempeliharaan

Adalah persoalan perbekalan yang tidak kalah pentingnya namun sering diabaikan. Penyimpanan barang sering dilakukan berkali-kali, misalnya pada waktu kedatangan, pada waktu barang-barang itu dibutuhkan dan pada waktu tidak dipakai lagi. Kesemuanya itu harus dijaga sebaik-baiknya agar aman dan tidak mengalami kerusakan.

Pemeliharaan barang-barang dapat dilakukan dengan jalan pencegahan terhadap kerusakan, misalnya perawatan, peralatan secara berkala, perbaikan barang-barang peralatan atau reparasi dan sebagainya. 

e.       Penyingkiran/Penghapusan Barang-Barang Peralatan

Penyingkiran atau penghapusan dapat dilakukan dengan penjualan atau di transfer ke instansi lain atau dengan jalan pemusnahan barang-barang yang sama sekali tidak dapat dipakai lagi. Penyingkiran atau penghapusan paling sedikit akan mengurangi tanggung jawab pengawasan terhadap peralatan, penambahan pemakaian ruangan, kebersihan, bahkan penghematan biaya untuk penyimpanannya. 

7. KETATAUSAHAAN 

Ketatausahaan adalah rangkaian kegiatan  menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama. Tata usaha sebagai salah satu unsur dari administrasi merupakan kegiatan pelayanan terhadap penyelenggaraan usaha kerjasama, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman dan penyimpanan bahan keterangan.

Wujud dari pada keterangan-keterangan yang merupakan sasaran pokok dari kegiatan tata usaha dapat berupa surat-surat, formulir, kartu-kartu, daftar-daftar, gambar foto-foto dan benda lainnya yang dapat memberi keterangan. Keterangan-keterangan ini sangat berguna bagi setiap usaha kerjasama apapun, sebagai bahan peringatan, bahan perhitungan, dasar untuk berbuat atau melakukan tindakan untuk mengadakan kegiatan operasional suatu organisasi dalam rangka pengembangan dan pencapaian tujuan. Pada umumnya kegiatan tata usaha itu dilaksanakan di dalam kantor, sehingga sering pula tata usaha itu diistilahkan sebagai “office work”. Pelaksanaan kegiatan tata usaha pada suatu kantor dapat berupa bermacam-macam pekerjaan misalnya mengetik, menghitung, memeriksa, menyimpan warkat, menelpon, menstensil, mengirim surat dan sebagainya. 

Kegiatan-kegiatan tata usaha yang pokok mempunyai sebutan-sebutan tersendiri yang sudah umum dikenal yaitu :

·         Pekerjaan Korespondensi, yaitu kegiatan yang mulai dari pembuatan konsep surat, pengetikannya sampai selesai ditandatangani dan siap untuk dikirim.

·         Kearsipan, yaitu kegiatan penyimpanan warkat-warkat pada tempat yang aman menurut sistem tertentu sehingga mudah diambilkembali bila diperlukan.

·         Peyetensilan, yaitu kegiatan menggandakan warkat dengan menggunakan sheet dan mesin stensil.

·         Ekspedisi, yaitu kegiatan megirim surat. 

Bagi setiap usaha kerja sama yang ingin maju dan berkembang, maka pekerjaan tata usaha merupakan keharusan baginya dan pengelolaannya harus pula dilakukan dengan tertib dan teratur pada setiap kantor yang telah dimilikinya. 

8. HUBUNGAN MASYARAKAT
 

Hubungan Masyarakat adalah rangkaian kegiatan menciptakan dukungan dari masyarakat sekitar guna membangun dan mempertahankan hubungan terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.

Hubungan masyrakat yang diistilahkan pula dengan “ Public Relation “ merupakan kegiatan usaha kerja sama untuk menciptakan hubungan baik dengan masyarakat atau pihak lain di sekitarnya agar mendapatkan dukungan secara sadar dan suka rela. Tentu saja hubungan yang demikian harus bertumpuh pada keuntungan dari kedua belah pihak, yakni usaha kerja sama yang menghendaki dukungan dan bantuan dari pihak lain atau masyarakat, harus pula dapat memenuhi apa yang diharapkan oleh pihak luar dari padanya. 

Kegiatan-kegiatan hubungan masyarakat atau “ Public Relation’’ dalam suatu organisasi dapat digolongkan kepada 2 golongan besar yaitu :

·         Kegiatan-kegiatan Public Relation yang bersifat Formal.

Public relation yang formal, yaitu kegiatasn-kegiatan yang dijalankan oleh pimpinan suatu organisasi yang biasanya pelaksanaannya di tugaskan kepada biro/ bagian/seksi yang di sebut biro/seksi public relation.

·         Kegiatan-kegiatan Public Relation yang bersifat Informal.

Kegiatan public relation yang informal, ini memegang peranan yang sangat penting. Bentuk utamanya seperti tindak tanduk, sikapdan tingkah laku anggota-anggota organisasi di luar lingkungan organisasi yang bersifat menjunjung tinggi nama baik organisasi.  

KESIMPULAN : Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan yang dinamis, karena itu semua unsur-unsur sering berlangsung secara bersamaan, juga urutan-urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur dapat berubah-ubah. Bergantung pula pada orang-orang dan corak kerja sama, peranan yang dititik beratkan pada sesuatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu kerja sama tertentu